چگونه کنترل‌های مالی خود را بهبود دهیم: راهنمای جامع برای مدیران
چگونه کنترل‌های مالی خود را بهبود دهیم: راهنمای جامع برای مدیران
مدیران باتجربه می‌دانند که وقت زیادی صرف حل مشکلات مالی می‌شود. اوضاع همیشه بر وفق مراد نیست و قانون مورفی نیز همیشه صادق است: اگر احتمال دارد اتفاق بدی بیفتد، می‌افتد، و معمولاً در بدترین زمان ممکن. برای حل مشکلات مالی، ابتدا باید بپذیرید که مشکلی وجود دارد. اگر از وجود مشکل بی‌اطلاع باشید، نمی‌توانید آن را حل کنید. مدیران موظفند به سرعت مشکلات موجود را برطرف کنند. به طور خلاصه، مدیران موسسه باید کنترل‌های مالی بهتری برقرار کنند.
اهمیت کنترل‌های مالی
کنترل‌های مالی مانند سیم‌های مخفی آژیر خطر عمل می‌کنند و برای جلب توجه مدیران، پرچم قرمز نشان می‌دهند. بسیاری از کنترل‌های مالی بر مبنای اصول حسابداری هستند. برای مثال، بهای تمام‌شده واقعی با بهای تمام‌شده بودجه‌بندی شده یا بهای تمام‌شده پایان دوره مقایسه می‌شود؛ اختلاف‌های جدی برای جلب توجه فوری مدیران مشخص می‌شوند. درآمد حاصل از فروش واقعی برای خط تولید با اهداف بودجه‌بندی شده یا ارقام پایان دوره مقایسه می‌شود. گردش وجوه نقد حاصل از سود در هر دوره با مبلغ بودجه‌ای گردش وجوه نقد مقایسه می‌شود. این کنترل‌های مالی به‌طور تصادفی صورت نمی‌گیرند. ابتدا باید تعدادی از عوامل اساسی را که باید مورد بررسی دقیق قرار گیرند، مشخص کنید و اصرار داشته باشید که در گزارش‌های حسابداری داخلی این ارقام و نرخ‌های عملیاتی مشخص شوند.
نقش مدیران در بهبود کنترل‌های مالی
فقط شما، مدیر موسسه، می‌توانید مهم‌ترین اعدادی را که باید دقیقاً بررسی شوند، مشخص کنید تا بدانید امور داخلی موسسه چگونه پیش می‌رود. حسابدار شما نمی‌تواند فکر شما را بخواند. اگر گزارش‌های حسابداری معمول شما شامل انواع دقیقی از اطلاعات کنترلی که نیاز دارید نباشد، بهتر است با حسابدارتان بنشینید و در مورد آنچه میخواهید بدانید، به تفصیل بحث کنید. هیچ‌گونه جواب منفی را نپذیرید. اجازه ندهید حسابدارتان بگوید که کامپیوتر این اطلاعات را نگه نداشته است. می‌توان کامپیوترها را طوری برنامه‌ریزی کرد تا هر گونه اطلاعاتی که میخواهید در اختیارتان قرار گیرد.
مدل حسابداری سود
مدل حسابداری سود نقطه‌ی جالبی برای شروع است. باید دقیقاً به حاشیه‌ی فروش و سود کالاهای خود نظر دقیقی بیندازید. هرگونه انحراف از وضعیت نرمال، حتی انحرافی نسبتاً اندک، فوراً باید مورد توجه قرار گیرد. به یاد داشته باشید که حاشیه‌ی هر واحد ضربدر حجم فروش می‌شود. اگر 100,000 واحد کالا بفروشید، تنها افت 50 ریال سبب می‌شود کل حاشیه‌ی فروش به 500,000 تومان تنزل کند. البته به حجم فروش نیز باید دقیقاً توجه کرد. هزینه‌های ثابت باید در ماه‌های اولیه‌ی سال دقیقاً بررسی شوند تا متوجه شوید این هزینه‌ها طبق برنامه پیش می‌روند و در طی سال نیز به همین ترتیب است.
وصول حساب‌های دریافتنی
وصول حساب‌های دریافتنی باید کاملاً تحت نظر قرار گیرد. میانگین روزهای قبل از مطالبه‌ی حساب‌ها، نسبت کنترلی خوبی است که باید آن را در نظر داشته باشید و فهرستی دقیق از حساب‌های معوق مشتریانی را که بدهی خود را پرداخت نکرده‌اند تهیه کنید. موجودی کالا همواره مشکل مهمی بوده است. به دقت میانگین روزهایی را که کالا قبل از اینکه فروخته شوند در انبار بوده‌اند، بررسی کنید و فهرستی از کالاهایی که به کندی به فروش می‌روند، تهیه کنید. تجربه بهترین آموزگار است. به طور کلی، شما آموخته‌اید که کنترل‌های مالی مهم‌ترین مواردی هستند که در گزارش‌های حسابداری داخلی به چشم می‌خورند. نکته اینجاست که باید اطمینان حاصل کنید که حسابدارتان این اطلاعات را تهیه و ارائه کرده است. از طرف دیگر، مدیران ارشد در شرکت‌های سهامی خاص ممکن است پاداش‌هایی تشویقی ترتیب دهند که بستگی به سود ویژه‌ی ثبت شده دارد. به هر حال، مدیران و سرمایه‌گذاران موسسات باید در مورد هموار کردن نوسانات سود و نحوه‌ی انجام دادن آن نکاتی را بدانند.
هموار کردن سود
هموار کردن سود بیشتر از طریق انتقال هزینه‌ها و درآمدها به سال‌های دیگر صورت می‌گیرد نه با ثبت معمولی آنها. برای مثال، اگر رئیس موسسه بخواهد سود سالیانه‌ی بیشتری گزارش کند، می‌تواند رئیس حسابداری را طوری تعلیم دهد که برخی از درآمدهای حاصل از فروش را، که به طور طبیعی در سال بعد هم گزارش نمی‌شوند، ثبت کند، یا ثبت برخی از هزینه‌ها را که به طور معمول باید در سال جاری ثبت شود، تا سال بعد به تأخیر بیندازد. دلیل اصلی برای هموار کردن نوسانات سود نزدیک‌تر کردن آن به سود پیش‌بینی شده و کاهش نوسانات آن است. مدیران برای چندین هزینه‌ی مهم از میان روش‌های حسابداری گوناگون یکی را انتخاب کنند. در زمان انتخاب این روش‌ها، مدیران می‌توانند برای محاسبه‌ی سود، روش محافظه‌کارانه (حد پایین) یا مبالغه‌آمیز (حد بالا) را برگزینند. هموار کردن نوسانات سود فراتر از انتخاب روش‌های حسابداری است. یعنی اینکه مدیران به روش‌های حسابداری منتخب موسسه اهمیت نمی‌دهند و درآمدها را افزایش یا هزینه‌ها را کاهش می‌دهند تا سود بیشتری در طی دوره برای موسسه گزارش دهند. اصطلاح «حساب‌سازی» و «حسابداری ساختگی» یعنی اینکه دخالت مدیران به قدری بدون ظرافت صورت می‌گیرد که روش‌های حسابداری شرکت منجر به تهیه‌ی صورت‌های مالی جعلی می‌شود.
اثرات جبرانی
هم مدیرانی که «حساب‌سازی» می‌کنند و هم سرمایه‌گذارانی که به آن صورت‌های مالی متکی هستند که در آنها هموار کردن سود صورت گرفته، دقیقاً باید نکته‌ای را بدانند که این ترفندها مثل این کلاه آن کلاه کردن است، یعنی از یکی قرض گرفتن و به دیگری دادن. حسابداران به این تکنیک‌ها اثرات جبرانی می‌گویند. یعنی اثرات سال بعد اثرات امسال را جبران می‌کند. هزینه‌ی کمتر امسال با هزینه‌ی بیشتر سال بعد جبران می‌شود. درآمد حاصل از فروش که امسال ثبت شده یعنی درآمد حاصل از فروش کمتری در سال بعد.
پیشنهادات کارشناسان مالی
به هر حال، کارشناسان مالی پیشنهاد می‌دهند که به جای هرگونه «حساب‌سازی» یا «حسابداری ساختگی»، باید به هموار کردن سود به روش‌های پایدار و حقیقی متوسل شویم و از ترفندهایی که به طور کلی فقط یک حرکت کوچک استفاده می‌شوند، که با یک دید به طولانی‌مدت نسبت به مزایای کوتاه‌مدت خیلی کم ارزش هستند، فاصله بگیریم.
